OKIDO Backup

De uitdaging

Een backup die stopt, meldt zichzelf niet. Er komt geen foutmelding, geen telefoontje, geen rood lampje. De kassa in de zaak draait door alsof er niets aan de hand is, en pas op de dag dat er iets teruggezet moet worden blijkt dat de laatste bruikbare kopie van maanden geleden is. Bij één locatie houd je dat met de hand bij. Bij vijfhonderd niet.

Het venijn zit bovendien niet in de nacht dat er níéts binnenkomt — dat valt nog op. Het zit in de nacht dat er wél iets binnenkomt, maar niet het goede: een database die is gekrompen omdat hij beschadigd raakte, een bestand dat plots twee keer zo groot is door een fout in het inpakken, een upload die halverwege afbrak op de internetverbinding van een strandtent. Zo'n bestand schuift zonder omhaal de goede backup van gisteren opzij. Het staat groen op het scherm, en het is waardeloos.

Voor de helpdesk die dit voor al die zaken bewaakt, betekent dat: elke ochtend een lijst van honderden regels langslopen, zonder te weten waar je moet kijken.

De oplossing

Eén scherm met per locatie een kleur, en een sortering die het probleem vanzelf bovenaan zet. Geen goed of fout, maar zeven toestanden die elk een ander gesprek betekenen: actueel, een paar dagen oud, te lang geleden, helemaal geen backup, te klein, te groot, en onvolledig. Wie de lijst opent, ziet in één blik waar de ochtend begint.

Elk binnenkomend bestand wordt eerst gewogen tegen wat die locatie eerder stuurde. Zit het daar geloofwaardig dichtbij, dan wordt het opgenomen. Krimpt het, of groeit het onverklaarbaar hard, dan wordt het geweigerd, krijgt de locatie een eigen kleur, en blijft de goede backup van gisteren gewoon staan. Een kapotte backup kan een goede dus niet verdringen.

En de helpdesk hoeft niet als eerste te bellen: heeft een locatie vijf dagen niets gestuurd, dan gaat er automatisch een bericht naar de ondernemer zelf. Vaak is het probleem dan opgelost voordat iemand ernaar hoefde te vragen.

Wat het doet

• Alle locaties op één scherm, met een kleur per toestand
• Zeven statussen: van actueel tot te klein, te groot en onvolledig
• De lijst sorteert zichzelf: het probleem staat bovenaan
• Live meekijken met de uploads die op dat moment binnenkomen
• Een verdachte backup wordt geweigerd — de goede van gisteren blijft staan
• Drie backups per locatie, die zichzelf opruimen
• Een afgebroken upload gaat verder waar hij stopte
• Automatisch bericht aan de ondernemer na vijf dagen zonder backup
• Signaal aan de administratie zodra een backup boven de contractgrootte groeit
• Zoeken op klantnaam, mapnaam of TeamViewer-ID
• Notities per locatie, met de volledige helpdeskgeschiedenis
• Backup downloaden voor een herstel; verwijderen alleen met een code
• Oud-klanten blokkeren zonder hun geschiedenis kwijt te raken
• Logboek van uploads, aanmeldingen en weigeringen, op soort te filteren
• Overzicht van locaties, opslag en groei per jaar — met export naar Excel

Over dit project

Kleur voor de toestand, volgorde voor de urgentie

Zeven kleuren, omdat er zeven verschillende gesprekken achter zitten. Een locatie die twee dagen stil is (openingstijden) vraagt iets anders dan een locatie die vijf dagen stil is, en die vraagt weer iets anders dan een locatie die wél uploadt maar steeds een verdacht bestand aanlevert. De lijst sorteert zichzelf naar ernst, met binnen dezelfde kleur de oudste bovenaan, en zet locaties die op dat moment aan het uploaden zijn tijdelijk vooraan. De ochtendronde begint dus altijd bij de bovenste regel.

"Er is een bestand" is niet hetzelfde als "er is een backup"

Dit is het hart van het systeem. Een nieuwe backup wordt vergeleken met de grootste die er al lag: hij mag krimpen tot negentig procent en groeien tot anderhalf keer. Daarbuiten gaat hij niet de map in. Krimp wijst meestal op een database die beschadigd is of maar half is weggeschreven; onverklaarbare groei op dubbele inhoud of een fout in het inpakken. Allebei zien er van een afstand uit als een geslaagde nacht, en allebei kosten je de backup die je nog had. Het geweigerde bestand wordt weggegooid, de reden wordt vastgelegd, en de locatie krijgt de kleur die daarbij hoort.

Drie per locatie, en de nieuwste verdringt de goede niet

Per locatie blijven de drie nieuwste backups staan; oudere ruimen zichzelf op. Dat houdt de opslag beheersbaar zonder dat iemand er een schoonmaakronde voor hoeft in te plannen. Belangrijker: het opruimen gebeurt pas nadat het nieuwe bestand is goedgekeurd. Een afgekeurde upload telt niet mee en duwt dus nooit een bruikbare kopie van de rand.

Een afgebroken upload begint niet opnieuw

Een backup van een paar honderd megabyte gaat over de gewone internetverbinding van een zaak — 's nachts, ongemerkt, en soms niet in één keer. De upload gaat daarom in stukken. Valt de verbinding weg, dan pakt hij de draad op bij het stuk dat miste in plaats van weer bij nul te beginnen. Blijft er toch een gat, dan wordt dat herkend en wordt de nacht als onvolledig gemarkeerd in plaats van als geslaagd.

De ondernemer hoort het eerder dan de helpdesk

Vijf dagen zonder backup levert automatisch een bericht op bij de locatie zelf — één keer per dag, niet vaker, zodat het een signaal blijft en geen ruis wordt. De andere kant op werkt hetzelfde: groeit een backup boven de afgesproken contractgrootte, dan krijgt de administratie daar bericht van. Zo wordt opslag een gesprek dat op tijd gevoerd wordt, in plaats van een verrassing achteraf.

Wat er met een locatie gebeurd is, staat bij die locatie

Bij elke locatie zit een notitieveld dat werkt als een gesprek: wie wat wanneer schreef, met de laatste bovenaan. Alles bij elkaar staat in één overzicht, doorzoekbaar op klant, bericht of collega. Wie een zaak aan de lijn krijgt, ziet meteen wat er de vorige keer is afgesproken — ook als die vorige keer van een collega was.

Weggooien kan, per ongeluk niet

Een backup terugzetten begint met hem downloaden, en dat kan rechtstreeks vanaf de locatiepagina. Verwijderen kan ook, maar niet in één klik: dat vraagt een code van zes cijfers die maar tien minuten geldig is. Blokkeren van locaties die geen klant meer zijn haalt ze uit de tellingen zonder dat hun geschiedenis verdwijnt, en alles wat er gebeurt — uploads, aanmeldingen, weigeringen, verwijderingen — komt in een logboek dat je op soort en dag kunt filteren.

En wat het bij elkaar is

Naast de dagelijkse bewaking zit er een overzicht in dat de andere vraag beantwoordt: hoe staat het portfolio ervoor? Locaties per contractgrootte, opslag, groei per jaar en hoeveel er weer afvielen. Dezelfde gegevens, maar dan van een afstand bekeken — en met één klik naar Excel voor wie er verder mee wil.

In cijfers

Actieve locaties

± 500

Backups per locatie

3

Statussen op het dashboard

7

Draait sinds

2024

Beeld

Het resultaat

Het systeem draait sinds het najaar van 2024 en bewaakt inmiddels bijna vijfhonderd actieve locaties, elke nacht opnieuw. De ochtendronde van de helpdesk is een blik op de bovenste regels geworden in plaats van een lijst van honderden.

OKIDO Backup is eigendom van OKIDO en wordt als dienst verhuurd, inclusief hosting, onderhoud en de doorontwikkeling die eruit voortkomt. Versie 2 — het scherm dat je hier ziet — verving in 2026 de eerste generatie.

Werk je met veel vestigingen die elk hun eigen database hebben en wil je weten of die backups er echt zijn? Dan is dit precies waarvoor het gebouwd is.

Techniek

• React
• TypeScript
• Node.js
• Express
• Tailwind CSS
• Vite

Meer werk van RULIDO

• MPLS Keuken — Het keukenscherm van de horeca, op een tablet aan de muur
• OkiSign — Documenten digitaal laten ondertekenen, met bewijs dat een audit doorstaat
• Tovin: Jouw Avontuur — Veeg de mist van de wereldkaart
• Okidrop — Bestanden en wachtwoorden delen via een link die zichzelf opruimt
• Okidoky — Een huishoudboekje dat je samen bijhoudt, op elk apparaat
• VDG Advies — De site waarmee een adviesbureau zijn advies verkoopt, uitvraagt en aflevert
• OkiShare: Eenvoudig HTML Delen & Beheren — Efficiënt HTML delen met gebruikersbeheer
• MijnPCwinkel.nl — PC Configurator & Webshop

Wat RULIDO doet

• Webdesign — Moderne, responsive websites die aansluiten op jouw merk en doelen – perfect op mobiel, ta
• Hosting — Snel, veilig en stabiel. Inclusief SSL, automatische back-ups en monitoring voor maximale
• Mailservice — Professionele e-mail op je eigen domein. Veilige opslag, spamfilter en gesynchroniseerd op
• Service & Ondersteuning — Updates, monitoring en snelle hulp. Direct contact zonder wachtrijen, we denken proactief
• Software Development — Heb je een idee in je hoofd? Wij bouwen het. Van workflow-automatisering tot complete weba
• Games & Apps — Games en apps voor iPhone en iPad. Van concept en design tot publicatie in de App Store —
• Maatwerk CMS — Een complete website met beheeromgeving op maat. Zelf content aanpassen zonder technische
• Workflows & Automatisering — Terugkerend handwerk automatiseren. Koppelingen tussen systemen, slimme workflows en dashb
• Softwarelicenties & Onderhoud — Heldere licentie-afspraken en onderhoudscontracten. Zo blijft je software veilig, actueel
• Alle projecten
• Contact opnemen